Términos y Condiciones

VIII Congreso Colombiano de Hidrogeología

El VIII Congreso Colombiano de Hidrogeología (VIII CCH), incluyendo el Concurso de Fotografía de Agua Subterránea, las inscripciones, patrocinio y participación en actividades relacionadas, se regirá por los siguientes términos y condiciones. La inscripción y participación implican la aceptación de estas condiciones por parte de todos los asistentes, patrocinadores y expositores.

1. Inscripciones

1.1. La inscripción al evento se considerará completa únicamente tras recibir el pago total correspondiente.
1.2. Las tarifas de inscripción son definitivas y no reembolsables en caso de cancelación por parte del participante.
1.3. Todos los pagos deben realizarse en Pesos Colombianos (COP) o Dólares Americanos (USD), según lo indicado en el portal oficial. Los costos de transacción bancaria serán asumidos por el participante.
1.4. La inscripción incluye acceso a las conferencias, actividades del programa oficial y materiales designados por la organización.

2. Política de Cancelación del Evento

2.1. Cancelación por parte de la Organización:

Si el evento es cancelado por decisión de los organizadores, se reembolsará el monto pagado, menos los descuentos aplicables por cargos de las entidades financieras, tarjetas de crédito u otros servicios de procesamiento de pagos.

Los reembolsos se realizarán dentro de los 30 días hábiles siguientes a la notificación oficial de la cancelación.
2.2. Aplazamiento del Evento:

Si el evento es reprogramado, las inscripciones y reservas de patrocinio o exhibición se transferirán automáticamente a las nuevas fechas.

No se ofrecerán reembolsos en caso de aplazamiento, salvo que el participante notifique su imposibilidad de asistir dentro de los 15 días hábiles posteriores al anuncio de la nueva fecha.

3. Cancelación por Parte del Participante

3.1. Las tarifas de inscripción no serán reembolsadas en caso de cancelación por parte del asistente, sin importar el motivo.
3.2. Los patrocinadores y expositores que deseen cancelar su participación no tendrán derecho a reembolso, salvo en situaciones excepcionales y previa negociación con la organización.

4. Patrocinios y Exhibiciones

4.1. El patrocinio se otorgará únicamente tras recibir un correo de aprobación por parte de la organización. Una vez confirmado, se enviará una carta formal junto con la factura correspondiente.
4.2. Las empresas patrocinadoras y expositores no serán incluidas en los materiales oficiales del evento hasta que se haya recibido el pago total del patrocinio.
4.3. En caso de cancelación del evento por parte de la organización, los pagos realizados por patrocinio o exhibición serán reembolsados, menos los descuentos aplicables por las entidades financieras.

5. Derechos de Autor y Uso de Materiales

5.1. Los participantes y expositores autorizan a los organizadores a tomar fotografías, grabar videos y otros materiales audiovisuales durante el evento, los cuales podrán ser utilizados con fines promocionales, educativos o documentales, en medios impresos, digitales y redes sociales, sin derecho a compensación adicional.
5.2. Al inscribirse o participar en actividades del evento, los asistentes transfieren a los organizadores una licencia no exclusiva, perpetua y mundial para el uso de cualquier material presentado o compartido durante el evento (fotografías, videos, presentaciones, etc.), con fines de promoción y divulgación del congreso.
5.3. Los derechos de autor de los materiales permanecen con sus respectivos autores, pero los organizadores podrán reproducir, distribuir y publicar dichos materiales con mención adecuada al autor.

6. Asistencia al Evento

6.1. Si un patrocinador, expositor o participante no puede asistir al evento debido a restricciones gubernamentales, de salud pública u otras circunstancias de fuerza mayor, la organización evaluará alternativas caso por caso y buscará un acuerdo con las partes afectadas.
6.2. La cancelación unilateral por parte de un patrocinador o expositor, por razones distintas a las mencionadas en el punto anterior, no dará lugar a reembolsos ni compensaciones.

7. Conducta en el Evento

7.1. Durante el evento, todos los participantes deben:
       a) Respetar las personas, las instalaciones y la propiedad. Cualquier daño causado será responsabilidad del causante.
       b) Abstenerse de conductas ilegales o inapropiadas.
       c) No exhibir materiales que infrinjan derechos de propiedad intelectual de terceros.
7.2. Los organizadores se reservan el derecho de retirar a cualquier persona cuyo comportamiento sea considerado inapropiado o perjudicial para el evento.

8. Responsabilidades y Garantías

8.1. Los organizadores no garantizan beneficios específicos para patrocinadores o expositores, siendo estos responsables de maximizar el aprovechamiento de su participación.
8.2. La organización no se responsabiliza por inconvenientes derivados de problemas técnicos, fallos de proveedores externos, o cualquier situación fuera de su control.

9. Protección de Datos

9.1. Los datos personales de los asistentes serán tratados conforme a las leyes de protección de datos personales vigentes en Colombia.
9.2. La organización garantizará la confidencialidad de la información proporcionada por los participantes, salvo que se otorgue consentimiento explícito para su uso.
9.3. Al participar en el evento, los asistentes aceptan que sus datos puedan ser utilizados para la promoción de actividades futuras relacionadas con el congreso, respetando siempre los derechos de privacidad.

10. Modificaciones

10.1. Los organizadores se reservan el derecho de modificar los términos y condiciones, programas, fechas y actividades, notificándolo oportunamente a los inscritos.
10.2. Cualquier cambio significativo será comunicado a través de los canales oficiales del evento.

11. Contacto

Para cualquier consulta relacionada con el evento, patrocinio o inscripciones, puede comunicarse al correo congresoach@gmail.com.

¡Gracias por formar parte del VIII Congreso Colombiano de Hidrogeología!